Effektives Transaktionsmanagement bringt mehr Erfolg auf dem Immobilienmarkt

Markus Joachim
Markus Joachim

Gastbeitrag von Markus Joachim, Gründer und Geschäftsführer der Synapplix GmbH. Er kommentiert die Wichtigkeit von systemunterstütztem Transaktionsmanagement:

Die Entwicklungen auf den nationalen und internationalen Immobilienmärkten werden immer dynamischer. Die Zahl an geeigneten Objekten ist knapp, auf dem Markt herrscht enormer Wettbewerbsdruck. Wer sich beim An- oder Verkauf einer Immobilie schnell entscheidet, bekommt den Zuschlag. Für schnelle und fundierte Entscheidungen müssen allerdings alle relevanten Daten verfügbar sein. Dabei hilft ein effektives Transaktionsmanagement.

Die Steine bereits bei der Objektauswahl aus dem Weg räumen      

In den letzten Jahren wurden die Entscheidungszeiträume beim Kauf einer Immobilie immer kürzer. Gleichzeitig erfordern die hohen Preise einen immer höheren Prüfaufwand, um am Ende eine faire Rendite zu bekommen. Zumeist haben Interessenten die Auswahl zwischen mehreren Objekten. Diese miteinander zu vergleichen stellt einen immensen Arbeitsaufwand dar. Oft ist schwer, den Überblick über alle Daten der einzelnen Immobilien zu behalten.

In den meisten Firmen wird der Auswahlprozess mithilfe mehr oder weniger selbst gestrickter Tools und mit Excel-Listen abgewickelt. Besonders schnell wachsende Firmen verpassen es, ihre Infrastruktur rechtzeitig den gestiegenen Anforderungen anzupassen und zu erweitern. Das hat zur Folge, dass es immer wieder zu Fehlern kommt; insbesondere, wenn mehrere Personen an dem Prozess beteiligt sind. Ein falsch gesetztes Komma oder die falsche Formatierung beim Versenden einer Excel-Liste an die Kollegen kann aber fatale Auswirkungen haben. Hinzu kommt, dass die Pflege und die Konsolidierung der Daten aus unterschiedlichen Quellen im Unternehmen viel Kapazitäten und vor allem Zeit bindet.

Mit einer professionellen Standardsoftware können solche Fehler verhindert und ein Zeitvorsprung gegenüber den Wettbewerbern erzielt werden. Dabei werden alle relevanten Kennzahlen (KPIs) der entsprechenden Objekte auf einer standardisierten Datenbasis in einer Datenbank zusammengeführt.

Die vergangenen zwanzig Jahre in der Branche haben uns gezeigt, dass standardisierte Daten im Gegensatz zu Insellösungen ein Erfolgsgarant sind. Für jedes Objekt wird die gleiche Art von Daten verglichen, alle am Entscheidungsprozess beteiligten Mitarbeiter arbeiten mit denselben Daten. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert und alle Beteiligten über die Änderungen informiert. Außerdem lassen sich die Auswirkungen eines Kaufs auf ein Portfolio anhand verschiedener Szenarien vor dem Kauf analysieren. Ein potenzieller Käufer kann somit unterschiedliche Immobilien schnell vergleichen und auf einer fundierten Datenbasis seine Kaufentscheidung treffen.

Das integrierte und jederzeit weltweit abrufbare Reporting ermöglicht es, die interne Gremien und externe Partner oder Kunden laufend mit allen Informationen zu den Investments auf dem neuesten Stand zu halten.

Nachhaltige Bestandsverwaltung

Zwischen der Kaufentscheidung und dem Exit steht oftmals die längerfristige Verwaltung eines Objekts. Das Transaktionsmanagement sollte sich daher nicht nur auf die Transaktionen an sich beschränken, sondern integrierter Bestandteil des Lebenszyklus eines Immobilienbestandes sein. Während der Haltedauer wollen Eigentümer und Investoren die Übersicht über alle Vorgänge und Veränderungen im Portfolio zu bewahren. Das erleichtert nicht nur die Bestandsverwaltung, sondern ermöglicht es, Asset Managern umgehend auf Veränderungen zu reagieren. Eine standardisierte Rent Roll liefert dabei alle mietrelevanten Kennzahlen. Zudem lassen sich regelmäßig Stresstests zu Objekten und Portfolios durchführen, um frühzeitig mögliche Chancen und Risiken erkennen.

Qualität der Daten erhöht den Verkaufsgewinn

Idealerweise läuft der Verkaufsprozess genauso zügig ab wie der Kaufprozess. Auch hier lässt sich mit einer standardisierten Softwarelösung der hohe interne Aufwand reduzieren. Im Idealfall können auf Knopfdruck alle relevanten Verkaufsinformationen bereitgestellt werden. Das verhindert, dass wertvolle Mitarbeiter während des Transaktionsprozesses mit der Beschaffung und der Aufbereitung der Daten beschäftigt sind. Schlanke Prozesse und geringerer manueller Aufwand führen so zu einer Entlastung der Mitarbeiterressourcen und damit zu einer Optimierung der Rendite.

Eine professionelle Standardsoftware arbeitet dabei mit automatisierten Standardschnittstellen zu externen Dienstleistern wie Hausverwaltern. Deren Daten werden qualitätsgesichert in den Bestandsdaten genutzt und stehen damit durch das einheitliche Berechnungsmodell unternehmensweit zur Verfügung. Die Mitarbeiter im Transaktionsmanagement können sich so immer mit den notwendigen Daten beschäftigen und nicht mit fehlenden Daten.

Markus Joachim ist Gründer und Geschäftsführer der Synapplix GmbH mit Sitz in München. Das Unternehmen bietet seit fast 20 Jahren Softwarelösungen für das Immobilien-Portfoliomanagement in der Immobilien- und Finanzbranche an. Weltweit werden mit der Software von Synapplix mehr als 90 Milliarden Euro in Assets verwaltet, analysiert und gesteuert.

www.synapplix.de

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