Wie smarte Software die Büronutzung optimiert
EXXECNEWS-Autor Thomas Kessler, Co-Gründer und CEO des Schweizer ProTechs Locatee, über die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf das Corporate Real Estate Management. Er sieht die Möglichkeit, das Büro neu zu erfinden:
Die Corona-Pandemie hat weiterhin einen großen Einfluss auf weite Bereiche unseres Lebens. Während wir uns im Privatleben relativ einfach auf die neuen Gegebenheiten einstellen können, stehen ganze Berufszweige noch immer vor großen Herausforderungen. Besonders in der Immobilienverwaltung ist die Lage so ungewiss wie vielleicht noch nie zuvor.
Abstandsregeln, Obergrenzen für die Anwesenheit oder schlicht die Unsicherheit der Mitarbeiter hinsichtlich der Sicherheit am Arbeitsplatz sorgen Vielerorts noch immer für leere Büros und stellen Corporate Real Estate Manager vor eine Vielzahl von Herausforderungen, die bis vor einiger Zeit nicht im Fokus der Aufmerksamkeit standen. Dabei erschweren bundesweit uneinheitliche Regelungen und kontinuierliche rechtliche Anpassungen die Adaption an die neuen Aufgabenbereiche.
In den vergangenen Monaten haben Unternehmen, wo immer es möglich war, eine Home Office Policy eingeführt, die es den Mitarbeitern ermöglicht von zu Hause aus zu arbeiten. Viele Mitarbeiter gewöhnen sich zunehmend daran, an den heimischen Schreibtisch zu wechseln, anstatt ins Büro zu pendeln. Dennoch bleibt dieser Umstand für viele eher ein Zwang als eine freie Entscheidung. Während oftmals schon die langsame Internetverbindung, heimisches Mobiliar oder der grundsätzlich (nicht) vorhandene Raum die Arbeitsbedingungen erschweren, wird dies durch einen Mangel an persönlichem Austausch weiter beeinträchtigt. Arbeitnehmer brauchen nicht nur einen Ort, von welchem sie arbeiten können, sondern auch einen Raum für gemeinsamen Austausch und kollaboratives Arbeiten.
So bietet die aktuelle Krise auch die Chance, die Zusammenarbeit zu revolutionieren und an die Bedürfnisse der heutigen Zeit anzupassen. Sie gibt uns die Möglichkeit, das Büro neu zu erfinden und es zu einem Ort zu machen, an dem Menschen gerne zusammenarbeiten. Die Bedürfnisse der heutigen Arbeitswelt zeigen deutlich auf, dass sich das Büro von einem reinen Ort für konzentriertes Arbeiten hin zu einem Ort entwickeln muss, der das kollaborative Arbeiten unterstützt. Doch wie sollen unsere Büros und Gemeinschaftsräume künftig aussehen? Nicht unbedingt kleiner, nicht zwingend größer als zuvor. Allerdings müssen die Büros mehr auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen, damit diese in Zukunft einen Ort haben, an dem kollaboratives Arbeiten möglich ist.
Neue Verantwortungen für Corporate Real Estate Manager
Schon vor der Corona-Krise war in vielen Unternehmen ein Trend zum zeitlich und räumlich flexiblen Arbeiten zu erkennen. Die geschätzte Auslastung eines einzelnen Arbeitsplatzes lag bereits bei unter 50 Prozent. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass die Hälfte aller Arbeitsplätze in Bürogebäuden zu einem bestimmten Zeitpunkt ungenutzt war. Eine Tendenz, die durch die Pandemie weiter verstärkt worden ist. Im Zentrum dieser Entwicklung stehen aktuell vor allem Corporate Real Estate Manager. Während ihre klassische Rolle sich vornehmlich auf das Kosten- und Asset Management konzentriert, erweitert die aktuelle Situation das Aufgabenspektrum deutlich. Neben der Verantwortung, dass Flächen und Räume wirtschaftlich genutzt werden, treten nun Aspekte wie Arbeitssicherheit oder Koordinierung flexibler Arbeitsmodelle in den Vordergrund. Für fundierte Entscheidungen, die sich langfristig auf das Unternehmen auswirken, brauchen Corporate Real Estate Manager solide Daten, die die Auslastung, die Potenziale und Risiken in Gebäuden aufzeigen. Vor allem, wenn die Nutzung der Büroflächen so intensiv debattiert wird wie dieser Tage in vielen Unternehmen.
Sicherer Arbeitsplatz durch Softwarelösung
Datengetriebene Software, die bestehende Strukturen nutzt, kann eine gewinnbringende Lösung sein. Wichtig ist für Corporate Real Estate Manager vor allem, diese aktuell und präzise zu erheben und für weitere Entscheidungen aufzubereiten. Anstelle von aufwendiger Sensortechnik verwendet die Software von Locatee zum Beispiel das bestehende WLAN. Die Daten werden anonymisiert gesammelt und in übersichtlichen Nutzungsstatistiken zusammengestellt. Durch das Monitoring der Belegung und Nutzung entlang des gesamten Portfolios lässt sich jederzeit erkennen und vergleichen, wo hohe Auslastungen vorliegen und wo Flächen wenig genutzt werden. Langfristig können Corporate Real Estate Manager stimmige Konzepte entwickeln. Darüber hinaus lassen sich aber auch gleichzeitig alle Flächen auf mögliche, langfristige Trends, Wachstums- und Optimierungspotenziale überprüfen. Darüber hinaus kann beispielsweise auf nur einen Blick festgestellt werden, in welchem Office, in welcher Stadt sich derzeit zu viele Mitarbeiter aufhalten. Unnötige Infektionsrisiken werden minimiert und die Sicherheit erhöht. Hierfür können für jede Fläche individuelle Maximalwerte festgelegt werden, bei deren Überschreitung die Software sofort die Verantwortlichen informiert.
Immobilienkosten sind in vielen dienstleistungsorientierten Unternehmen nach Gehältern der zweitgrößte Ausgabenposten. Mit einer datenbasierten Identifikation von Optimierungspotenzialen lassen sich langfristig Kosten einsparen, die essentiell zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beitragen. Dies kann auch maßgeblich dazu beitragen, Unsicherheiten hinsichtlich bestehender Vermögenswerte zu beseitigen. Denn ohne eine langfristige, zuverlässige Analyse der Büronutzung, die ein ganzes Bild des Geschehens zeichnet, fliegen Corporate Real Estate Manager fast wie im Blindflug durch das eigene Portfolio.
EXXECNEWS-Autor Thomas Kessler ist Co-Gründer und CEO der Locatee AG, einem PropTech-Unternehmen mit Sitz in Zürich, das eine führende Plattform für Workplace Analytics anbietet. Die Anwendungsfälle reichen vom Monitoring des Gesamtportfolios, über Flächenoptimierung, bis zur Verbesserung des individuellen Nutzererlebnisses am Arbeitsplatz.
Dieser Gastbeitrag ist zuerst erschienen in EXXECNEWS Ausgabe 22/2020.
