Digitale bAV-Verwaltung: Chancen und Herausforderungen für mittelständische Unternehmen
Für den Mittelstand ist die betriebliche Altersversorgung (bAV) im Betriebsalltag meist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Besonders dann, wenn Personalbestände noch analog vorliegen. Doch nicht zuletzt die Erfahrungen in der Pandemie haben der Digitalisierung im Mittelstand einen Schub verschafft. Und mit Blick auf die Digitale Rentenübersicht sowie einem möglichen Opting-Out wächst die Relevanz einer digitalen bAV-Verwaltung. Welche Vorteile, aber auch Herausforderungen damit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbunden sind, fasst Mathias Nolle, Leiter Operations & Services bei dem Pensionsberater Longial, zusammen.
„Sprechen wir von bAV-Verwaltung, sprechen wir von Datenverwaltung, denn 95 Prozent des bAV-Geschäfts basiert auf Daten“, so Nolle. „Das bedeutet, Unternehmen investieren Zeit, Ressourcen und Geld in den Abgleich, die Bewertung und die Kommunikation dieser Daten.“ Für den Longial Experten ist es daher eine logische Folge, dass eine Digitalisierung der Daten eine effizientere Bearbeitung ermöglicht. Geeignete Algorithmen sowie eine Unterstützung beispielsweise durch KI-basierte HR-Tools reduzierten zeitfressende Prozesse und die mit der bAV verbundene Komplexität. Dadurch freiwerdende Kapazitäten ließen sich dann in die Kommunikation und Beratung der Mitarbeiter zur bAV umlenken. „Die bAV wird für sie transparenter und verständlicher“, betont Nolle.
Die Digitalisierung der bAV-Verwaltung biete Unternehmen zahlreiche Einsparmöglichkeiten: Durch die Bereitstellung aller bAV-relevanten Informationen auf einem Portal erhielten die Versorgungsberechtigten eine transparente und verständliche Übersicht ihrer persönlichen bAV. In der Folge sinken Supportanfragen und die Akzeptanz der bAV-Systeme steige. Darüber hinaus reduzierten sich Druck-, Versand- und Logistikkosten für Infobriefe um 100 Prozent. Zudem gestalte sich der Austausch von Daten und Informationen für alle am Prozess Beteiligten, beispielsweise Versicherungsunternehmen, Behörden und Versorgungsberechtigte, effektiver. Denn noch immer werden notwendige Daten häufig als Excel-Datei transportiert, die anschließend manuell weiterverarbeitet und aufwendig abgeglichen werden muss.
Wann sollten Betriebe mit der Digitalisierung ihrer bAV-Administration starten? „Je früher, desto besser“, betont Nolle. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) habe das Thema jedoch meist nicht die höchste Priorität, das Tagesgeschäft gehe vor. Dort bedürfe es häufig Anlässen von außen, die die Unternehmen veranlassen, sich mit der Digitalisierung der Personaldaten auseinanderzusetzen. Drei typische Zeitpunkte für eine digitale Transformation seien, dass der mit der Betriebsrente im Unternehmen betraute Mitarbeiter aus der Personalabteilung in Rente gehe oder eine Firmenübernahme oder ein -zusammenschluss die Komplexität der bAV-Verwaltung signifikant erhöhen. Weiterhin könne es auch sein, dass der Kostendruck durch den hohen Aufwand bei der bAV steige.
„In der Digitalisierung steckt ein erhebliches Potenzial für die bAV“, fasst Nolle zusammen, „sie entlastet bei Routineaufgaben und setzt dadurch Ressourcen frei, die in die Beratung investiert werden können und eine stärkere Transparenz der bAV ermöglichen.“ Auch mit Blick auf weitere Entwicklungen verspricht eine Digitalisierung Erleichterung, wie der Longial Experte aufzeigt: „Sollte es beispielsweise zu einem Opting-Out bei der bAV kommen, werden der Bedarf und Umfang von Beratung seitens der Arbeitnehmer wachsen. Entsprechend wichtig ist dann eine toolunterstützte und datenbasierte Beratung.“ (DFPA/mb1)
Die Longial GmbH mit Sitz in Düsseldorf und weiterem Standort in Hamburg versteht sich als spezialisierter Dienstleister für Lösungen rund um die Altersversorgung von Unternehmen und Versorgungseinrichtungen.