Der Prospekt 4.0
In EXXECNEWS Ausgabe 06/2021 schreibt Marcel Horndasch, Gründer und Geschäftsführer der BlockAxs GmbH, über die Automatisierung des Prospektmanagements - den Prospekt 4.0: Die Vertragsmanagement-Software ContrAxs bietet jeder Kapitalverwaltungsgesellschaft und Depotbank sowie jedem Asset-Manager und Rechtsanwalt einen effizienten Weg zu einem modernen Prospektmanagement. Bisweilen sind an der Erstellung von Prospekten mehrere Personen beteiligt. Alle bearbeiten manuell einzelne Teilabschnitte oder müssen diese zumindest genehmigen, bevor der Prospekt veröffentlicht werden kann. Für die Erstellung eines Erstentwurfs müssen die passenden Textbausteine immer wieder neu aus verschiedenen Dokumenten zusammengesucht, aktualisiert oder gar neu geschrieben werden. Die E-Mail-Kommunikation zwischen den Beteiligten ist zeitraubend und von Ineffizienzen geprägt. ContrAxs führt alle Beteiligte auf einer Plattform zusammen und erleichtert durch einen kollaborativen Gesamtprozess die Prospektierung von Wertpapieren, Vermögensanlagen oder Fonds.
Die ContrAxs-Formulare eignen sich für die effiziente Erstellung diverser Dokumente, insbesondere aber für die Erstellung von Prospekten und deren Einzelabschnitten. Sie beruhen auf einem Fragenkatalog, der strukturell mit vorgefertigten Textbausteinen verbunden ist. Anhand der Antworten unserer Nutzer auf diese Fragen werden die Textbausteine automatisiert auf den Einzelfall angepasst.
In die Formulare können beliebige individuelle Textpassagen oder ganze Abschnitte wie Anlagerichtlinien oder Anlagebedingungen eingearbeitet werden. Das geschieht über einfaches „kopieren und einfügen”. Vorhandene Formatvorlagen bleiben bestehen und werden automatisch erkannt.
Der Fragenkatalog der Formulare kann selbst erstellt und mit dem Text verknüpft werden. Um die Struktur für den Nutzer einfach zu halten, kann er zwischen vier Funktionen wählen:
- Textfelder, beispielsweise zur Eingabe von Zahlen
- Datums- und Fristen-Rechner mit Kalenderfunktion
- Single-Choice zwischen mehreren Absätzen
- Multiple-Choice zwischen mehreren Textabschnitten
Alternativ können unsere Nutzer auf vorgefertigte Formulare mit bestehenden Fragenkatalogen zurückgreifen und ihre eigenen Vertragstexte innerhalb von Minuten einarbeiten.
Neben den vier Grundfunktionen können innerhalb des Textes Querverweise oder Tabellen für die Erstellung von Wertpapier- oder Vermögensanlageinformationsblättern angelegt werden. Dabei sammelt der Nutzer mit der Zeit in einem Formular sämtliche Textbausteine, die er sonst über viele Dokumente verteilt zusammensuchen müssten.
Ein konkreter Prospekt beziehungsweise dessen Einzelabschnitte werden durch die Ausführung unserer Formulare innerhalb weniger Minuten perfekt formatiert erstellt. Dabei sieht der Nutzer bei entsprechender Berechtigung in einer Live-Ansicht, welche Auswirkungen die gewählten Antworten auf das Dokument haben. Außerdem können unsere Nutzer noch in unserem Formular und zwischen zwei Fragen manuelle Textanpassungen vornehmen. So muss er sich nur ein einziges Mal in das Dokument hineindenken.
Ferner steht ein feingliedriges Benutzermanagement zur Verfügung. So kann ein Anwalt, der für eine Emittentin einen Wertpapierprospekt erstellen soll, die “Informationen über die Emittentin” durch ein Formular direkt bei seiner Mandantin abfragen. Die von der Mandantin eingegebenen Antworten werden direkt in einem den Anforderungen eines Wertpapierprospekts entsprechenden Format abgespeichert.
Nach der Erstellung eines oder mehrerer Formulare hat der Nutzer die Möglichkeit, sogenannte Workflows zu erstellen. Mit diesen verbindet er einzelne Formulare, sodass mit einem Fragenkatalog mehrere Abschnitte erstellt werden können. So kann jeder Abschnitt eines Prospekts von verschiedenen Personen bearbeitet werden. Für jeden Abschnitt können eigene Berechtigungen vergeben werden. Außerdem kann die Bearbeitungsreihenfolge vorgegeben werden.
Darüber hinaus bietet unser Workflow-Management die Möglichkeit, einzelne Textpassagen innerhalb des gesamten Erstellungsprozesses von einer Freigabe durch eine Fachabteilung oder einer dritten Partei wie zum Beispiel der Verwahrstelle abhängig zu machen. Auf diese Weise entsteht eine automatisierte Kommunikation zwischen allen von Bearbeitern der Emittentin bearbeiteten Textpassagen und sonstigen Beteiligten wie Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer oder Verwahrstelle, sodass auch komplexe Prospekte abgebildet werden können.
Bei jeder Wertpapierprospekterstellung wird dann stets de erstellten Workflow gefolgt. Der Bearbeiter oder eine von ihm berechtigte Person stößt diesen Workflow bei einer neuen Prospektierung an, sodass jeder Nutzer direkt mit dem Ausfüllen seines vordefinierten Formulars beauftragt wird. Sämtliche Prozesse laufen dann automatisch. Am Ende erhalten die Nutzer ein aus vielen verschiedenen Textpassagen von verschiedenen Nutzern erstelltes Dokument.